E-Rechnung im B2B-Bereich: Handlungsbedarf für Energieversorgungsunternehmen vor Auslaufen der Übergangsfristen
13.10.2026 | Nicole Hoffmann
Sehr geehrte Damen und Herren,
ab dem 1. Januar 2027 werden zahlreiche Energieversorgungsunternehmen erstmals umfassend von den neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung („E-Rechnung“) betroffen sein. Während die gesetzliche Empfangspflicht für E-Rechnungen für Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt, konnten viele Unternehmen aufgrund der bestehenden Übergangsregelungen bei der Rechnungsstellung bislang an etablierten Prozessen festhalten. Mit dem schrittweisen Auslaufen dieser Übergangsfristen entsteht nun für zahlreiche Energieversorgungsunternehme die Herausforderung, ihre Prozesse, Systeme und Stammdaten rechtzeitig an die neuen Anforderungen anzupassen.
Während die Diskussion bislang häufig auf technische Fragen der Rechnungserstellung fokussiert war, rücken nun verstärkt organisatorische und prozessuale Themen in den Vordergrund. Insbesondere Unternehmen mit umfangreichen Kundenbeständen stehen vor der Aufgabe, ihre Geschäftsprozesse rechtzeitig auf die neuen Rahmenbedingungen auszurichten.
Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Reine PDF-Rechnungen erfüllen diese Voraussetzungen grundsätzlich nicht und gelten künftig lediglich als sonstige elektronische Rechnungen.
Als zulässige Formate nennt das Bundesministerium der Finanzen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Beide erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Während die XRechnung ausschließlich aus strukturierten XML-Daten besteht, kombiniert das ZUGFeRD-Format einen strukturierten Datensatz mit einer zusätzlich lesbaren PDF-Darstellung. Gerade im energiewirtschaftlichen Massengeschäft dürfte ZUGFeRD häufig Vorteile bieten. Kunden erhalten weiterhin eine vertraute visuelle Rechnung, während die erforderlichen strukturierten Datensätze gleichzeitig automatisiert verarbeitet werden können. Dies kann insbesondere in der Einführungsphase dazu beitragen, Rückfragen und Akzeptanzprobleme auf Kundenseite zu reduzieren.
Anders als bei den meisten Unternehmen, die lediglich eine überschaubare Anzahl von Geschäftskunden betreuen, betrifft die Umsetzung der E-Rechnungspflicht bei Energieversorgungsunternehmen regelmäßig mehrere tausend Vertragsverhältnisse. Zugleich liegen die für die Einordnung als unternehmerischer oder nichtunternehmerischer Leistungsempfänger erforderlichen Informationen vielfach nicht oder nicht vollständig vor. Nicht selten fehlen zudem aktuelle Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adressen für die elektronische Rechnungsübermittlung.
Abgrenzungsfragen ergeben sich insbesondere bei gemischt genutzten Verbrauchsstellen, etwa wenn Energie sowohl für private als auch für unternehmerische Zwecke bezogen wird. Die von der Finanzverwaltung geforderte Differenzierung zwischen unternehmerischen und nichtunternehmerischen Leistungsempfängern wird daher häufig nur auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen möglich sein und stellt insbesondere in automatisierten Massenprozessen eine erhebliche praktische Herausforderung dar.
Eine zentrale Herausforderung besteht darin, diejenigen Kunden zu identifizieren, für die künftig verpflichtend E-Rechnungen auszustellen sind. Die Verpflichtung knüpft an Umsätze zwischen inländischen Unternehmern an. Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne sind dabei nicht nur klassische Gewerbetreibende, sondern beispielsweise auch Freiberufler, Ärzte, Vermieter oder Kleinunternehmer.
Besonderer Prüfungsbedarf besteht bei Kundengruppen, deren Unternehmereigenschaft nicht ohne Weiteres aus den vorhandenen Stammdaten hervorgeht. Dies betrifft insbesondere Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), Hausverwaltungen, Kirchengemeinden, sowie Stiftungen. Hinzu kommt, dass sich die Unternehmereigenschaft nicht immer aus der Rechtsform ableiten lässt. Die Finanzverwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass Vereine sowohl unternehmerisch als auch nichtunternehmerisch tätig sein können. Maßgeblich sind daher die konkreten Umstände des Einzelfalls.
Gerade bei Hausverwaltungen und WEGs können zudem Vertragspartner, Rechnungsempfänger, Anschlussnutzer und Zahlungspflichtiger auseinanderfallen. Für die Rechnungsstellung wird daher verstärkt zu prüfen sein, wer umsatzsteuerlich als Leistungsempfänger anzusehen ist und ob die Voraussetzungen für die Ausstellung einer E-Rechnung vorliegen.
Da die hierfür erforderlichen Informationen bei langjährigen Bestandskunden häufig nicht oder nur unvollständig vorliegen, dürfte die Überprüfung und gegebenenfalls Vervollständigung der Stammdatenbestände zu den zentralen Vorbereitungsmaßnahmen zählen.
Die erforderliche Einordnung wird in vielen Fällen nur auf Grundlage von Informationen möglich sein, die vom Kunden selbst bereitgestellt werden. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir, betroffene Kunden frühzeitig anzuschreiben und ihnen zugleich einfache digitale Möglichkeiten zur Aktualisierung ihrer Stammdaten, etwa über Kundenportale oder Online-Formulare, zur Verfügung zu stellen. Dabei sollte insbesondere darauf hingewiesen werden, dass die Bereitstellung der erforderlichen Angaben Voraussetzung für eine ordnungsgemäße elektronische Rechnungsstellung ist und unvollständige Angaben steuerliche Nachteile nach sich ziehen können.
Erfolgt auf eine entsprechende Abfrage keine Reaktion, raten wir zu einer erneuten Aufforderung unter angemessener Fristsetzung. Gleichwohl wird sich auch hierdurch nicht vermeiden lassen, dass einzelne Kunden ihre Unternehmereigenschaft oder bislang fehlende Stammdaten erst zu einem späteren Zeitpunkt offenlegen.
Gerade unternehmerische Kunden haben regelmäßig ein erhebliches Interesse an einer ordnungsgemäßen E-Rechnung, da diese für die steuerliche Verarbeitung und insbesondere für die Ausübung des Vorsteuerabzugs von Bedeutung ist. Es ist daher damit zu rechnen, dass fehlende oder unzutreffende Angaben vielfach erst nach Erhalt einer Rechnung auffallen und anschließend nachgemeldet werden. Dies kann nachträgliche Stammdatenanpassungen sowie Korrektur- und Berichtigungsprozesse erforderlich machen und damit zu einem nicht unerheblichen zusätzlichen Verwaltungsaufwand auf Seiten der Versorger führen.
Um dieses Risiko zu reduzieren, sollten Energieversorgungsunternehmen frühzeitig Maßnahmen zur Aktualisierung ihrer Stammdatenbestände ergreifen und die Kunden aktiv auf die Bedeutung vollständiger und aktueller Angaben für die künftige elektronische Rechnungsstellung hinweisen.
Mit dem Auslaufen der Übergangsregelungen rückt die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen für viele Energieversorgungsunternehmen zunehmend in den Fokus. Die Umsetzung beschränkt sich dabei nicht auf technische Anpassungen. Insbesondere die Identifikation betroffener Kunden, die zutreffende Einordnung der Unternehmereigenschaft, die Behandlung von Sonderfällen sowie die Aktualisierung der Stammdatenbestände erfordern eine frühzeitige rechtliche und organisatorische Vorbereitung.
Energieversorgungsunternehmen sollten die verbleibende Zeit daher nutzen, um bestehende Prozesse zu überprüfen, notwendige Kundenabfragen vorzubereiten und ihre Stammdatenbasis zu bereinigen. Eine frühzeitige Befassung mit diesen Fragestellungen kann dazu beitragen, spätere Korrekturaufwände, Prozessstörungen und rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden.
Solltet ihr bei der rechtlichen Einordnung von Kundengruppen und Sonderkonstellationen, der Ausgestaltung von Kundenabfragen sowie der Entwicklung rechtssicherer Prozesse für den Umgang mit unvollständigen oder nachträglich geänderten Kundenangaben Unterstützung benötigen, sprecht uns gerne an.
